Dyspozytor potrzebuje aktualnego obrazu zleceń, a nie kolejnej skrzynki do sprawdzenia. Łączymy zapytania, plan tras, status przewozu i dokumenty rozliczeniowe w jeden obieg pracy.
Zlecenia i kalkulacje
- Odczyt adresów, terminów, masy, rodzaju ładunku i warunków przewozu z wiadomości oraz dokumentów.
- Wyceny łączące kilometry, paliwo, opłaty drogowe i stawki przewoźników.
- Dobór pojazdu według ładowności, zabudowy, lokalizacji i dostępności.
Trasy i flota
- Planowanie załadunków i rozładunków z ograniczeniami drogowymi, oknami czasowymi oraz czasem jazdy i odpoczynku.
- Łączenie zleceń i wyszukiwanie możliwości ograniczenia pustych przebiegów.
- Harmonogramy serwisu, przeglądów, ubezpieczeń i badań technicznych floty.
Status i dokumentacja
- Aktualizacja ETA z danych GPS i przebiegu trasy; komunikaty o załadunku, opóźnieniu i dostawie.
- Odczyt CMR oraz potwierdzeń dostawy, kontrola kompletności dokumentów i oznaczenie uwag.
- Porządkowanie faktur, packing list i dokumentów przewozowych do przygotowania dokumentacji celnej.
Rozliczenia i jakość przewozów
- Porównanie faktur przewoźników z ofertami, trasami i uzgodnionym zakresem usług.
- Rentowność zleceń, kierunków, pojazdów i klientów oraz wynik w przeliczeniu na kilometr.
- Kompletowanie reklamacji, zdjęć i korespondencji; raporty terminowości, szkód i jakości przewoźników.
Przykład procesu
System odczytuje zlecenie, sprawdza dostępny pojazd i przygotowuje kalkulację. Po zatwierdzeniu przewozu aktualizuje status, a po dostawie zbiera dokumenty potrzebne do rozliczenia.
Warunki wdrożenia
Integracje zależą od TMS, GPS i dostępu do danych przewoźników. Planowanie uwzględnia zatwierdzone reguły czasu pracy; dokumenty celne weryfikuje uprawniona osoba.