Doświadczenie gościa zależy od współpracy recepcji, obsługi pokoi i zaplecza. Projektujemy systemy, które łączą rezerwację z przygotowaniem pobytu, zadaniami zespołu i rozliczeniem usług.
Rezerwacje i przychody
- Odpowiedzi na zapytania o dostępność, pokoje i usługi; wymiana danych z PMS i obsługiwanymi kanałami sprzedaży.
- Prognozy obłożenia z historii, sezonowości, wydarzeń i tempa rezerwacji; propozycje cen według ustalonych reguł.
- Oferty grupowe, konferencyjne i firmowe oraz propozycje usług dodatkowych dostępnych w obiekcie.
Kontakt z gościem
- Informacje przed przyjazdem, instrukcje zameldowania i komunikacja po pobycie.
- Asystent recepcji odpowiadający na zatwierdzone pytania o parking, śniadania i udogodnienia.
- Grupowanie opinii według problemów oraz kierowanie zgłoszeń wymagających reakcji do obsługi.
Housekeeping i personel
- Listy pokoi do przygotowania na podstawie przyjazdów, wymeldowań i aktualnych statusów.
- Podział zadań według lokalizacji, dostępności zespołu i czasu sprzątania; śledzenie awarii i napraw.
- Planowanie obsady recepcji, pokoi i gastronomii według prognozowanego obłożenia.
Zaplecze i rozliczenia
- Zapotrzebowanie na środki czystości, artykuły hotelowe i produkty gastronomiczne.
- Uzgadnianie rezerwacji, wpłat, faktur, prowizji oraz nierozliczonych usług.
- Raporty obłożenia, przychodu na pokój, kosztów usług i wyników poszczególnych obiektów.
Przykład procesu
Nowa rezerwacja aktualizuje prognozę obłożenia. System przygotowuje wiadomość przed przyjazdem, zadania sprzątania i zapotrzebowanie usług. Recepcja widzi wyjątki wymagające osobistej obsługi.
Warunki wdrożenia
Synchronizacja zależy od możliwości PMS i kanałów sprzedaży. Ceny, oferty grupowe i reguły komunikacji uzgadniamy z obiektem; nie zakładamy nieograniczonego dostępu do portali.