Wiedza o sprawie jest rozproszona między aktami, korespondencją i kalendarzem. Tworzymy środowisko, w którym prawnik odnajduje źródło informacji, widzi brakujące dokumenty i pracuje na uporządkowanym materiale.
Akta i korespondencja
- Rejestracja spraw z formularzy i wiadomości; klasyfikacja umów, pism, faktur i załączników.
- Powiązanie poczty Outlook lub Gmail ze sprawami i historią kontaktu, w granicach udzielonych dostępów.
- Chronologia zdarzeń, zestawienia dowodów i listy braków; wyszukiwanie odpowiedzi ze wskazaniem pliku źródłowego.
Analiza i projekty dokumentów
- Wyszukiwanie zobowiązań, kar, terminów i zasad wypowiedzenia; porównywanie wersji umów.
- Projekty wezwań, odpowiedzi i wniosków na podstawie zatwierdzonych wzorów oraz danych sprawy.
- Zestawienia przepisów i orzeczeń do kontroli prawnika; organizacja dokumentacji due diligence i list zagadnień.
Terminy i organizacja pracy
- Kalendarz terminów sądowych, umownych i wewnętrznych z potwierdzeniem sposobu ich ustalenia.
- Przydzielanie zadań, przypomnienia i wykrywanie spraw bez kolejnej zaplanowanej czynności.
- Widok odpowiedzialności, statusów i materiałów potrzebnych do wykonania zadania.
Czas i rozliczenia
- Ewidencja czynności i czasu pracy z przypisaniem do klienta oraz sprawy.
- Zestawienia godzin i usług jako podstawa rozliczenia zgodnego z umową.
- Raporty dla klientów obejmujące status, wykonane czynności, najbliższe terminy i otwarte zagadnienia.
Przykład procesu
Nowy załącznik trafia do właściwej sprawy. System aktualizuje chronologię, wskazuje zobowiązania i przygotowuje projekt pisma z odwołaniami do akt. Prawnik weryfikuje treść przed wykorzystaniem.
Warunki wdrożenia
Projekt uwzględnia tajemnicę zawodową, uprawnienia i rejestr operacji. Prawnik potwierdza terminy, aktualność źródeł, interpretację oraz treść każdego dokumentu procesowego.