Due diligence z wykorzystaniem AI to proces, w którym samo podłączenie modelu językowego nie wystarczy. W kancelarii powtarza się konkretny problem: W wirtualnym data room znajdują się setki dokumentów, a zespół musi ustalić, których umów brakuje i gdzie zapisano istotne ograniczenia. Rozwiązaniem jest połączenie bazy spraw, kontrolowanych reguł oraz AI, które pomaga odczytać lub uporządkować niejednorodną treść.
Najpierw ustalamy, jaki wynik ma trafić do akt i kto go zatwierdza. W praktyce potrzeba: Struktura data room, dokumenty spółki, umowy, checklisty branżowe, zakres badania i uprawnienia zespołu. Dokument źródłowy pozostaje dostępny do porównania z wynikiem, a każde ważne pole ma status potwierdzone lub wymagające kontroli.
Proces automatyzacji krok po kroku
Proponowany obieg pracy obejmuje pięć operacji. Każda kończy się zapisaniem wyniku albo błędu, który użytkownik może zrozumieć i poprawić:
- Zachować katalog źródłowy oraz stabilne identyfikatory dokumentów.
- Odczytać i przyporządkować dokumenty do kategorii z checklisty.
- Wyszukać wskazane klauzule, daty, kwoty i brakujące załączniki.
- Przygotować listę pytań do sprzedającego oraz potencjalnych obszarów ryzyka.
- Zbudować raport roboczy z cytatami, który podlega pełnej weryfikacji zespołu prawnego.
Przykład wykorzystania w praktyce
Przykład sytuacji operacyjnej: W data room jest umowa najmu, ale brakuje przywołanego w niej aneksu. System oznacza brak dokumentu, zamiast zakładać treść aneksu. Ważne jest zachowanie dwóch śladów: oryginalnego materiału oraz historii decyzji pracownika. Dzięki temu błędną propozycję można skorygować bez przepisywania całej sprawy.
Dane i integracje
Przygotowanie wymaga Zakres badania, data room, klauzule referencyjne, słownik spółek i umów oraz zasady dostępu do transakcji. Dla strukturalnych danych stosujemy bazę i walidatory; AI wykorzystujemy głównie tam, gdzie występuje język naturalny albo dokumenty różniące się układem. Informacje finansowe i daty podlegają dodatkowemu sprawdzeniu.
Każdą integrację oceniamy pod kątem uprawnień, częstotliwości aktualizacji i polityki retencji. Nie należy zakładać, że wszystkie systemy prawnicze lub urzędowe udostępniają publiczne API. Kluczowe jest też szyfrowanie transportu i kontrola osób mogących korzystać z danych.
Weryfikacja jakości i mierniki
W pilotażu mierzymy czas przeglądu kategorii dokumentów, kompletność checklist, liczba błędnych cytatów i zakres zidentyfikowanych braków. Porównanie należy wykonać na tej samej kategorii spraw i na reprezentatywnej próbce dokumentów, z osobnym oznaczeniem trudnych przypadków. Nie deklarujemy z góry procentu redukcji czasu pracy.
Granice automatyzacji
Najważniejsze ograniczenie: Wynik AI nie jest opinią due diligence; transakcyjne wnioski o ryzyku muszą zostać zweryfikowane przez odpowiedzialnych specjalistów. Jeżeli w przetwarzanym dokumencie występują dane poufne lub wrażliwe, reguły dostępu i retencji muszą działać niezależnie od modelu AI. Mechanizm powinien umieć odmówić wykonania niepewnej czynności.
Pierwszy etap wdrożenia
Na start warto wybrać jeden rodzaj dokumentu lub sprawy i uruchomić tryb „proponuj, nie wykonuj”. Po porównaniu wyników z pracą zespołu można automatyzować niskiego ryzyka zapisy, ale czynności wywołujące skutki prawne powinny pozostawać pod kontrolą uprawnionego pracownika.
Najczęstsze pytanie
Czy system może działać nocą, gdy komputery są wyłączone? Tak, pobieranie danych, indeksowanie i przygotowywanie projektów może odbywać się na serwerze w chmurze. Warunkiem są dostępne źródła danych i prawidłowa autoryzacja; nie oznacza to samodzielnego podejmowania decyzji procesowych.
JOFRA AI projektuje rozwiązania dla kancelarii na podstawie realnego obiegu spraw i dokumentów. Zakres wdrożenia zależy od konfiguracji używanego oprogramowania, dostępności API, jakości danych i przyjętych zasad bezpieczeństwa. Opis dotyczy możliwości technicznych, a nie deklaracji już zrealizowanego wdrożenia.
Przeczytaj także
- Data room i automatyczny przegląd umów w badaniu due diligence
- Sztuczna inteligencja w kancelarii: które czynności warto wdrożyć najpierw?
Chcesz usprawnić pracę kancelarii? Poznaj możliwości systemów JOFRA AI i umów bezpłatną konsultację dotyczącą dokumentów, integracji i obiegu spraw.