Wdrożenie funkcji „wyszukiwanie informacji w aktach rag” trzeba rozpocząć od specyfikacji, a nie od obietnicy, że AI zrobi wszystko samodzielnie. Główne zagadnienia techniczne to ACL na etapie retrieval, testy przecieku danych, fragmentacja długich plików, wersjonowanie indeksu i ocena jakości cytatów. Bez ich rozwiązania nawet poprawnie wyglądająca demonstracja może popełniać błędy przy rzeczywistych aktach.
Problem biznesowy jest konkretny: Pracownik szuka konkretnej kwoty albo postanowienia pośród setek plików i musi samodzielnie otwierać kolejne dokumenty. W systemie należy ustalić format rekordu wejściowego, zasady kontroli, osobę odpowiedzialną i sposób wycofania błędnej operacji. Istotne pola obejmują: Zbiory dokumentów oddzielone uprawnieniami, identyfikatory spraw, warstwa OCR, metadane plików i pytania użytkowników.
Wymagania funkcjonalne dla wykonawcy systemu
Proponowany obieg pracy obejmuje pięć operacji. Każda kończy się zapisaniem wyniku albo błędu, który użytkownik może zrozumieć i poprawić:
- Zaindeksować tekst wraz z numerami stron i powiązaniem z konkretną sprawą.
- Sprawdzić uprawnienia użytkownika przed wyszukiwaniem fragmentów.
- Pobrać pasujące fragmenty metodą hybrydową: słowa kluczowe i wyszukiwanie semantyczne.
- Przygotować odpowiedź ze wskazaniem plików i miejsc źródłowych.
- Jeżeli brak podstaw, wyraźnie odpowiedzieć, że system nie znalazł informacji.
Przykład wykorzystania w praktyce
Przykładowy test odbiorowy: Prawnik pyta, który aneks zmienił termin płatności. System cytuje właściwy paragraf aneksu i wskazuje źródło zamiast podawać odpowiedź bez dowodu. Następnie powtarzamy go z brakującym polem, niewłaściwym dokumentem i próbą ponownego wykonania tej samej czynności. Oczekiwaniem jest brak duplikatów oraz jasna informacja, co wymaga interwencji.
Dane i integracje
Źródła danych to Komplet dokumentów testowych, indeks uprawnień, mechanizm OCR, polityka retencji i testowe pytania prawników. Wymagane jest rozdzielenie danych zatwierdzonych od propozycji modelu. Adapter API powinien logować rezultat operacji, datę synchronizacji i błąd dostawcy, ale nie zapisywać w logach pełnej treści akt bez uzasadnionej potrzeby.
Każdą integrację oceniamy pod kątem uprawnień, częstotliwości aktualizacji i polityki retencji. Nie należy zakładać, że wszystkie systemy prawnicze lub urzędowe udostępniają publiczne API. Kluczowe jest też szyfrowanie transportu i kontrola osób mogących korzystać z danych.
Weryfikacja jakości i mierniki
Protokół odbioru powinien mierzyć trafność znalezionych fragmentów, poprawność cytatów, procent pytań bez odpowiedzi i brak wycieków między sprawami. Należy do niego dołączyć przypadki graniczne, np. dokument z błędną datą, powtórzoną sygnaturę i brak uprawnienia do sprawy. Sam fakt wygenerowania wyniku nie jest dowodem jakości ani zgodności z wymaganiami.
Granice automatyzacji
Krytyczne ograniczenie: RAG nie gwarantuje prawdziwości odpowiedzi; źródła muszą być sprawdzalne, a kontrola dostępu zastosowana przed wyszukiwaniem. W testach bezpieczeństwa należy również sprawdzić instrukcje umieszczone przez osobę trzecią w e-mailu lub PDF. Nie wolno pozwalać, aby tekst z dokumentu przejmował kontrolę nad uprawnieniami aplikacji.
Pierwszy etap wdrożenia
Etap wdrożenia obejmuje środowisko testowe, zatwierdzoną próbkę danych, logowanie zmian i listę wyjątków. Dopiero po testach użytkownicy mogą zatwierdzić przejście na produkcję. Każda aktualizacja modelu lub biblioteki OCR wymaga regresji na tych samych przypadkach referencyjnych.
Najczęstsze pytanie
Czy potrzebny jest nowy system kancelaryjny? Niekoniecznie. Można przygotować moduł obok obecnej aplikacji, jeśli jej producent udostępnia odpowiedni interfejs lub eksport. Jeśli API nie istnieje, zakres automatyzacji należy ograniczyć do importu, raportów lub obsługiwanych formatów wymiany danych.
JOFRA AI projektuje rozwiązania dla kancelarii na podstawie realnego obiegu spraw i dokumentów. Zakres wdrożenia zależy od konfiguracji używanego oprogramowania, dostępności API, jakości danych i przyjętych zasad bezpieczeństwa. Opis dotyczy możliwości technicznych, a nie deklaracji już zrealizowanego wdrożenia.
Przeczytaj także
- Wyszukiwanie w aktach sprawy przez AI: RAG i cytowane źródła
- Automatyzacja kancelarii prawnej: od dokumentu do obsługi sprawy
Chcesz usprawnić pracę kancelarii? Poznaj możliwości systemów JOFRA AI i umów bezpłatną konsultację dotyczącą dokumentów, integracji i obiegu spraw.